任何關(guān)于數(shù)據(jù)保留的討論總包含一個(gè)不可避免的法律因素,因此它也成了IT人士不愿討論的、想回避的話題。坦率地講,沒有人可以責(zé)怪他們,因?yàn)殛P(guān)于什么樣的數(shù)據(jù)可以被刪除的決定會(huì)帶來(lái)很嚴(yán)肅的法律影響。另一方面,缺乏對(duì)數(shù)據(jù)保留的決定,也會(huì)加大存儲(chǔ)的成本,同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生一些法律影響。順著這樣的思路,本文關(guān)于數(shù)據(jù)保留將不會(huì)試圖提供法律建議,這本來(lái)也是不應(yīng)該的。下面簡(jiǎn)單地概述了當(dāng)制定一個(gè)數(shù)據(jù)保留策略時(shí)需要考慮的內(nèi)容。

　　為了方便討論,文中“記錄”一詞指從商業(yè)角度來(lái)看具有一定意義的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù),而不是所有數(shù)據(jù)。盡管紙質(zhì)的記錄也具備這些特性,但這里討論的是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

一個(gè)數(shù)據(jù)保留策略的意義

　　制定一個(gè)電子數(shù)據(jù)保留策略有三個(gè)主要目標(biāo),總結(jié)如下:

　　為了將來(lái)的使用和查詢保存重要的記錄和文檔

　　處理不再需要的記錄和文檔

　　整理記錄使它們?cè)谝院竽鼙凰阉骱驮L問(wèn)

　　當(dāng)進(jìn)一步分析上面的列表,我們很快就能意識(shí)到第一點(diǎn)是我們保留數(shù)據(jù)的主要原因。我們認(rèn)為將在以后需要它(因?yàn)樗�是知識(shí)的財(cái)富和資金),或者基于法律原因需要保存。而第二點(diǎn)指出為什么我們需要一個(gè)策略——如果不是必須這樣做的話,我們不想無(wú)期限地保存所有數(shù)據(jù)。第三點(diǎn)則強(qiáng)調(diào)一個(gè)事實(shí),如果我們?cè)谝院笮枰�的時(shí)候無(wú)法找到和訪問(wèn)記錄,那么僅僅保留他們也沒有意義。

數(shù)據(jù)保留策略的動(dòng)機(jī)

　　數(shù)據(jù)保存策略的目的已經(jīng)在上文表述的十分清楚。但這里仍有一些商業(yè)因素會(huì)產(chǎn)生一些影響。

　　減少需要保存的數(shù)據(jù)來(lái)節(jié)約成本

　　簡(jiǎn)單化,低成本的數(shù)據(jù)管理

　　規(guī)則的遵從(法律發(fā)現(xiàn),隱私保護(hù))

　　降低數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的成本可能是許多數(shù)據(jù)保留策略制定項(xiàng)目的原因。除了單純的存儲(chǔ)成本,還有與管理復(fù)雜的存儲(chǔ)和備份環(huán)境相關(guān)的成本,以及對(duì)數(shù)據(jù)中心存儲(chǔ)增長(zhǎng)能力的影響。雖然數(shù)據(jù)冗余消除技術(shù)有一定幫助,但它們集中在減弱影響而不是改變根本。換句話說(shuō),壓縮數(shù)據(jù)是非常重要,但如果能減少需要壓縮數(shù)據(jù)的量會(huì)更好。

哪些數(shù)據(jù)應(yīng)該被保留以及哪些數(shù)據(jù)應(yīng)該被刪除?

　　數(shù)據(jù)保留第一個(gè)要考慮的是法規(guī)的遵從,根據(jù)法律你們公司需要保留哪些數(shù)據(jù)以及保留多長(zhǎng)時(shí)間。當(dāng)制定一個(gè)數(shù)據(jù)保留策略時(shí),需要進(jìn)行初始的數(shù)據(jù)歸類。一些歸類的關(guān)鍵點(diǎn)如下:

　　數(shù)據(jù)是否是臨時(shí)記錄?日志文件,手稿和工作文檔的副本可以被歸類為臨時(shí)記錄,很有可能它們不是長(zhǎng)期存儲(chǔ)的對(duì)象。數(shù)據(jù)是否主要由知識(shí)屬性組成?這些數(shù)據(jù)只要被看起來(lái)還有用就需要保存,直到我們認(rèn)為我們最好的想法已經(jīng)過(guò)時(shí)。 (服務(wù)器租用)

　　數(shù)據(jù)是否是一個(gè)長(zhǎng)期記錄?合同,報(bào)稅單,病人信息或者商業(yè)秘密文檔等,是需要被長(zhǎng)期保存一定年限的文檔,在有些情況下需要無(wú)限期保留。數(shù)據(jù)是否是信息自由和隱私保護(hù)法規(guī)的對(duì)象?這種情況下文檔必須在被保存一定的年限然后必須被銷毀。

　　是否是合法的商業(yè)數(shù)據(jù)?雇員經(jīng)常會(huì)在公司的存儲(chǔ)設(shè)備上保存一些個(gè)人的、與商業(yè)無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù),如音視頻文件。

　　數(shù)據(jù)是否是法律活動(dòng)中法律發(fā)現(xiàn)的對(duì)象?在一些法律案件中,缺少一個(gè)清新的數(shù)據(jù)保留策略讓被告十分頭疼,同時(shí)也增加了文檔發(fā)現(xiàn)的成本。因?yàn)榘l(fā)現(xiàn)一個(gè)與法律訴訟相關(guān)的文檔,需要發(fā)掘所有相關(guān)的文檔。

　　上面提到的最后一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是制定一個(gè)全面和強(qiáng)行數(shù)據(jù)保留策略的最大動(dòng)機(jī)。這里有些數(shù)據(jù)如報(bào)稅記錄需要根據(jù)法律保存一定年限,有些數(shù)據(jù)則需要被刪除。例如,美國(guó)高級(jí)法院在2006年四月對(duì)關(guān)鍵證據(jù),電子發(fā)現(xiàn)的新規(guī)定中指出,企業(yè)不需要對(duì)所有的數(shù)據(jù)都保存無(wú)限期的時(shí)間。規(guī)定中指出,公司如果能證明他們刪除數(shù)據(jù)是通常商業(yè)行為下一個(gè)重復(fù)和可預(yù)見的行為,那么公司將被豁免。規(guī)范化,定期的,自動(dòng)的,以及可驗(yàn)證的email消息刪除可能是這樣行為的最好證明。需要提醒的是,在數(shù)據(jù)保存策略必須是可理解的同時(shí),它應(yīng)該是可管理的,同時(shí)能被執(zhí)行的。為達(dá)到那樣的效果,數(shù)據(jù)的分類應(yīng)該被限定在一個(gè)小的范圍內(nèi)。

　　管理數(shù)據(jù)保留策略

　　我們已經(jīng)討論了數(shù)據(jù)保留策略的目標(biāo)、動(dòng)機(jī)以及選擇數(shù)據(jù)的關(guān)鍵點(diǎn),但仍有一點(diǎn)需要說(shuō)明:誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)制定數(shù)據(jù)保留策略以及誰(shuí)來(lái)管理它?回退到紙質(zhì)文檔管理的時(shí)代,這個(gè)將歸屬于記錄管理員的責(zé)任,但這個(gè)角色在很多公司中隨著文件記錄的消失而一同消失了。制定策略需要存儲(chǔ)管理員,應(yīng)用負(fù)責(zé)人和執(zhí)行部門人員的共同努力。實(shí)際中,IT部門可能需要帶頭宣傳管理數(shù)據(jù)保劉策略,作為一個(gè)控制存儲(chǔ)增長(zhǎng)的方案。

　　策略本身不應(yīng)該包含復(fù)雜的規(guī)則,同時(shí)它能被總結(jié)為一個(gè)文檔,說(shuō)明遵從策略和相關(guān)保存細(xì)節(jié)的數(shù)據(jù)分類。在前面提到的,這個(gè)策略需要可管理性和可執(zhí)行姓。開始它應(yīng)當(dāng)集中在可以被刪除或者必須被刪除的數(shù)據(jù),然后根據(jù)需要不斷擴(kuò)展。策略文檔必須被公司的法律咨詢部門檢驗(yàn),同時(shí)需要所有管理部分的支持,必須作為一個(gè)公司的策略而不是IT最佳實(shí)踐文檔。對(duì)文檔的修訂也很必要,所以策略至少需要每年被重新評(píng)審一遍以確定它仍然和公司相關(guān)。數(shù)據(jù)發(fā)掘和數(shù)據(jù)歸檔軟件在這里就能發(fā)揮作用,因?yàn)闆]有人會(huì)希望手動(dòng)的搜索和刪除數(shù)據(jù)。自動(dòng)化軟件至少能確保遵從該策略的數(shù)據(jù)能被發(fā)現(xiàn),遷移到特定的存儲(chǔ)上隨后將被刪除。 服務(wù)器托管

　　數(shù)據(jù)保留以及更重要的數(shù)據(jù)刪除是一個(gè)復(fù)雜的任務(wù),不能被簡(jiǎn)單看待。不是長(zhǎng)久保存的數(shù)據(jù),在確定他們不是根據(jù)法律需要保留的數(shù)據(jù)后應(yīng)當(dāng)果斷的刪除。需要再一次強(qiáng)調(diào),查詢法律建議是非常必要的。這就是說(shuō),組織不應(yīng)僅僅因?yàn)樗麄儾皇煜し�律和�?guī)章,就回避這個(gè)重要而簡(jiǎn)單的工作。一個(gè)可理解的數(shù)據(jù)保留策略帶來(lái)的好處遠(yuǎn)大于開始制定它和實(shí)現(xiàn)它時(shí)的努力。